Au bureau
La vérification d'ARC, ligne à ligne
Devis, commande, accusé de réception : l'IA compare plus de 80 critères par ligne et vous signale ce qui diffère. Vous arbitrez, vous ne relisez plus.
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Le silence vaut acceptation
L'ARC n'est pas une copie de votre commande. C'est la relecture que le fournisseur en a faite, traduite dans sa nomenclature, avec ses codes produit et ses règles de gamme. Entre ce que vous avez commandé et ce qu'il a compris, il y a un espace.
Si cet espace contient une erreur et que vous ne la signalez pas avant la mise en fabrication, elle devient la vôtre. C'est le dernier moment où corriger ne coûte rien.
Le problème n'est pas qu'on ne sait pas relire un ARC. C'est qu'un dossier de quinze ouvertures représente plusieurs centaines de points de contrôle, à confronter à un autre document écrit autrement et souvent classé dans un autre ordre. La vigilance ne tient pas jusqu'à la vingtième ligne, et l'écart le plus coûteux est rarement le plus voyant.
L'IA relit chaque ligne. Vous validez.
Devis, commande, ARC : chaque ligne est comparée automatiquement.
Plus de 80 critères, vérifiés systématiquement
Les critères essentiels sur chaque ligne, plus ceux qui sont propres à chaque type de menuiserie.
Une ligne relue : six critères conformes, un écart de vitrage. C'est le seul point du dossier qui demande votre arbitrage.
Les critères essentiels
Dimensions, couleur, quantité, repère. Communs à toutes les menuiseries et contrôlés sur chaque ligne, quelle que soit la catégorie. Une erreur ici et la menuiserie est bonne à refaire.
Les critères propres à chaque menuiserie
Vitrage, poignée, serrure, allège et gamme sur les menuiseries. Tablier, caisson et sens d'enroulement sur les volets roulants. Type de toile et avancée sur les stores, motorisation et digicode sur les portails. Un store banne et une porte de garage ne se vérifient pas sur les mêmes points.
Les prix comparés remise déduite
Tous les fournisseurs n'intègrent pas votre remise dans les prix de leur ARC : certains confirment en tarif brut. Comparé tel quel à votre commande, l'écart saute à chaque ligne alors qu'il n'y en a aucun.
VeriDoc permet donc de paramétrer votre remise fournisseur par fournisseur. Elle est appliquée au prix de l'ARC avant la comparaison : vous confrontez du net à du net, et seuls les vrais écarts remontent. Le rapport affiche le détail (montant brut, taux de remise, montant net retenu) pour que le calcul reste vérifiable.
La synthèse donne ensuite le total commande, le total ARC et l'écart global, en euros ou en pourcentage, avec le nombre de lignes concernées.
Savoir qui a introduit l'écart
Comparer l'ARC à un seul document dit qu'il y a un écart. Le comparer au devis et à la commande dit d'où il vient, et c'est cette information qui détermine quoi faire.
Écart devis → commande
L'écart a été introduit chez vous en passant commande : le fournisseur a bien confirmé ce qu'il a reçu. Il faut malgré tout le prévenir sans attendre pour faire modifier la commande avant la mise en fabrication.
Écart commande → ARC
Le fournisseur a confirmé autre chose que ce que vous avez commandé. C'est l'écart qui se conteste, pièces à l'appui.
Ce que vous récupérez
Un écran d'écarts
Article par article, avec les statuts : identique, écart commande, écart ARC, absent d'un document, à vérifier. Plus une synthèse des prix avec l'écart total en euros ou en pourcentage.
Un rapport PDF
Vue d'ensemble du chantier, articles par fournisseur, totaux et détail ligne à ligne. À classer au dossier ou à transmettre. Il reprend votre logo et vos couleurs.
Un e-mail fournisseur
Pré-rédigé, listant chaque écart avec la valeur attendue et la valeur confirmée. Il ne reste qu'à l'envoyer.
Contacter le fournisseur, sans rien rédiger
Repérer un écart ne suffit pas : il faut encore le formuler, retrouver le bon interlocuteur et redonner au fournisseur les références qui lui permettent de retrouver le dossier. C'est souvent là que la relance traîne une journée de plus. Et une journée, à ce stade, c'est parfois une menuiserie déjà lancée en fabrication.
Depuis l'écran d'écarts, la fiche du fournisseur donne le contact (nom, e-mail, téléphone) et l'e-mail de réclamation est déjà rédigé :
- L'objet reprend votre référence de commande et le nom de votre entreprise : le fournisseur identifie le dossier sans avoir à vous rappeler.
- Le corps liste chaque écart article par article, avec la désignation et les dimensions, puis la valeur confirmée dans l'ARC en regard de la valeur commandée. Rien à recopier depuis les PDF.
Vous l'ouvrez dans votre messagerie en un clic, ou vous le copiez pour l'envoyer depuis la boîte du dossier. Vous relisez, vous ajustez le ton si vous le souhaitez, vous envoyez. La réclamation part le jour même, pendant que la correction est encore gratuite.
Les cotes du chantier, sans ressaisie
La vérification est d'autant plus fiable que la référence l'est. Quand le relevé a été fait avec le métré digital VeriDoc, ses cotes et ses options servent directement de référence : pas de PDF à scanner, pas de ressaisie, donc pas de faute de frappe entre le chantier et le contrôle.
Pour aller plus loin
Qu'est-ce qu'un ARC ?
L'accusé de réception de commande est le document qui fige ce que le fournisseur va réellement livrer. Ce qu'il contient, sa valeur contractuelle, et pourquoi il se relit ligne à ligne.
En savoir plusChecklist de vérification d'ARC
La méthode pour contrôler un accusé de réception de commande en menuiserie : les points communs à toutes les menuiseries, et ceux qui dépendent du produit commandé.
En savoir plusVérifier un devis fournisseur
Le chiffrage du fabricant est le premier document à contrôler : cotes et conventions, sens d'ouverture, options, prix, délais. Ce qui se relit avant de le transformer en commande.
En savoir plusErreur sur un ARC : que faire
Dimension, couleur, sens, prix ou délai : la procédure pour traiter un écart sur un accusé de réception de commande, du délai de contestation à l'ARC rectifié.
En savoir plusQuestions fréquentes
Tout ce qu'il faut savoir sur la vérification d'ARC
Le devis client, la commande fournisseur et l'accusé de réception de commande. Trois combinaisons sont possibles : devis contre ARC, commande contre ARC, ou les trois ensemble. C'est la comparaison en trio qui permet de savoir lequel des deux maillons a introduit l'écart.
Plus de 80 critères, vérifiés systématiquement. D'abord les critères essentiels, communs à toutes les menuiseries : dimensions, couleur, quantité, repère. Ensuite les critères propres au type de menuiserie : poignée et hauteur de poignée, vitrage, serrure, hauteur d'allège, gamme, dormant et tapées d'isolation sur les menuiseries ; tablier, caisson, coulisses et sens d'enroulement sur les volets roulants ; type de toile, avancée et lambrequin sur les stores ; remplissage, poteaux, motorisation et digicode sur les portails. Le jeu appliqué dépend de la catégorie.
Le traitement d'un dossier prend jusqu'à trois minutes selon le nombre de pages à analyser. Vous récupérez ensuite un écran d'écarts et un rapport PDF, sans avoir relu une ligne vous-même.
Non, et aucun outil d'IA ne peut l'être. C'est pour cela que chaque écart signalé affiche les deux valeurs qui l'ont produit : vous arbitrez sur pièces, et vous pouvez corriger un statut quand le contexte du chantier vous donne raison. Le gain n'est pas l'infaillibilité, c'est de ne plus avoir à tout relire pour trouver les trois lignes qui posent problème.
Non, si le métré a été fait dans VeriDoc. Dès qu'un métré est terminé, ses cotes et ses options servent directement de référence à la comparaison, sans ressaisie ni scan. Chaque dimension issue du terrain porte le badge « Métré VeriDoc ».
VeriDoc génère un e-mail pré-rédigé, adressé au bon contact chez le fournisseur, avec la référence de commande en objet et la liste des écarts ligne par ligne : article, dimensions, valeur commandée et valeur confirmée. Vous l'ouvrez dans votre messagerie ou vous le copiez, vous relisez et vous envoyez.
Signalez l'écart au fournisseur avant la fin du délai de contestation indiqué sur l'ARC, en citant la ligne concernée, et demandez un ARC rectifié. Passé ce délai, c'est l'ARC qui fait foi : la menuiserie part en fabrication à la valeur confirmée, et la reprise est à votre charge. VeriDoc détecte l'écart dès l'analyse du document et pré-rédige l'e-mail à envoyer.
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